Cabinet comptable, 8 collaborateurs
Suivi de missions et portail client pour remplacer Excel et les emails
-10h
Admin par semaine
0
Échéance fiscale oubliée
x2
Satisfaction clients
Comment un cabinet comptable de 8 personnes a éliminé les échéances oubliées et divisé par deux le temps passé à courir après les documents clients.
Le défi
Le cabinet gérait 120 dossiers clients avec des fichiers Excel par collaborateur. Les échéances fiscales et sociales étaient suivies dans un agenda partagé, avec 2 à 3 oublis par an qui généraient du stress et des pénalités. Les collaborateurs passaient en moyenne 5h par semaine à relancer les clients par email pour obtenir les documents nécessaires. L'expert-comptable n'avait aucune visibilité sur la charge de travail réelle de chaque collaborateur.
Notre approche
On a créé un outil de suivi de missions centralisé avec une vue par client et par collaborateur. Un portail client permet aux clients de déposer leurs documents et de signer électroniquement, réduisant les allers-retours par email. Les échéances fiscales et sociales sont automatiquement planifiées avec des alertes progressives (J-15, J-7, J-1). Un dashboard donne à l'expert-comptable la charge de travail en temps réel pour équilibrer les dossiers.
Ancienne stack
Excel
1 fichier par collaborateur
Relances documents clients
Agenda partagé
Échéances fiscales
Dropbox
Documents éparpillés
Tellao
Suivi missions
Par client et collaborateur
Portail client
Dépôt et signature docs
Alertes auto
Échéances fiscales et sociales
Dashboard
Charge par collaborateur
“On ne court plus après les documents. Les clients les déposent eux-mêmes sur le portail, et on reçoit une notification. Les échéances ? Je n'y pense même plus, le système gère.”
Expert-comptable, associé fondateur
Ce qu'il faut retenir
Zéro échéance fiscale oubliée depuis la mise en place
Temps de collecte documents réduit de 5h à 1h par semaine
Répartition de la charge équilibrée grâce au dashboard temps réel