Agence événementielle, 5 personnes
Gestion des événements, prestataires et budgets dans un seul outil
-6h
Admin par événement
100%
Budgets maîtrisés
+30%
Événements gérés
Comment une agence événementielle a augmenté de 30% le nombre d'événements gérés sans recruter, en centralisant la gestion dans un outil sur mesure.
Le défi
L'agence gérait 40 événements par an avec 5 personnes, en jonglant entre Google Sheets pour les budgets, Trello pour les tâches, WhatsApp pour les prestataires et les emails pour les clients. Les budgets dépassaient dans 1 cas sur 3 par manque de suivi en temps réel. Des prestataires n'étaient pas confirmés à temps, créant des urgences de dernière minute. L'équipe saturait et refusait des contrats faute de visibilité sur sa capacité.
Notre approche
On a construit un outil centré sur la fiche événement : du brief initial au bilan post-événement, tout est visible en une seule vue. La gestion des prestataires intègre les disponibilités, les devis et les confirmations avec des relances automatiques. Le budget est suivi en temps réel avec des alertes dès qu'un poste dépasse 80% du prévu. Une timeline Jour J permet de planifier minute par minute et de partager le déroulé avec les prestataires.
Ancienne stack
Google Sheets
Budget par événement
Trello
Tâches par projet
Coordination prestataires
Devis et validation client
Tellao
Fiche événement
Brief > bilan en 1 vue
Gestion prestataires
Dispo, devis, confirmation
Budget temps réel
Alertes dépassement
Timeline
Jour J minute par minute
“Avant, on refusait des événements parce qu'on ne savait pas si on avait la bande passante. Maintenant je vois en un coup d'œil notre charge sur les 3 prochains mois.”
Fondatrice de l'agence
Ce qu'il faut retenir
Capacité augmentée de 40 à 52 événements par an sans recrutement
Zéro dépassement budgétaire non anticipé depuis 6 mois
Temps de coordination prestataires réduit de 60%