Agence de recrutement IT, 6 personnes
Automatiser le sourcing pour se concentrer sur les entretiens
x3
Candidats qualifiés
-70%
Tâches manuelles
6
Recruteurs équipés
Contexte
Cette agence de recrutement est spécialisée sur les profils IT (développeurs, DevOps, data engineers). L'équipe de 6 consultants gère en moyenne 20 missions ouvertes en parallèle. Avant le projet, chaque consultant passait sa matinée à sourcer des profils sur LinkedIn, envoyer des messages de prise de contact, trier les réponses et relancer les candidats silencieux. L'après-midi était consacrée aux entretiens et aux échanges clients. Dans les faits, le sourcing débordait sur l'après-midi, les entretiens se décalaient, et les clients attendaient 2 à 3 semaines pour recevoir une première shortlist.
Le problème
Le problème de fond : avec 20 missions ouvertes, le volume de sourcing nécessaire dépassait la capacité humaine de l'équipe. Chaque mission nécessite de contacter entre 80 et 120 profils pour obtenir 10 réponses et 3 à 4 candidats qualifiés. Multiplié par 20 missions, ça représente plus de 2000 prises de contact par mois. Les consultants faisaient des choix par défaut : ils priorisaient les missions les plus urgentes et laissaient les autres en attente. Les relances étaient irrégulières. Certains bons profils répondaient 5 jours après le premier message, mais le consultant était déjà passé à autre chose. Le taux de réponse stagnait à 12%.
La solution Tellao
On a automatisé toute la chaîne de sourcing et de pré-qualification. Les profils sont collectés et centralisés automatiquement. Un scoring compare chaque CV avec la fiche de poste et classe les candidats par pertinence. Des séquences email personnalisées partent automatiquement avec 3 points de contact espacés. Les réponses sont détectées et routées vers le bon consultant. Le tout est visible dans un dashboard temps réel par mission.
Ce qui a été livré
- Collecte automatique de profils depuis plusieurs sources, centralisés dans une base unique dédupliquée
- Scoring automatique par correspondance CV / fiche de poste : compétences techniques, années d'expérience, localisation, prétentions salariales
- Séquences email personnalisées en 3 touchpoints : accroche initiale, relance à J+3, dernier message à J+7
- Détection automatique de réponse : le candidat qui répond sort de la séquence et le consultant est notifié
- Dashboard recruteur par mission : nombre de profils contactés, taux de réponse, candidats en phase d'entretien, délai moyen de placement
- Templates de messages personnalisables par type de poste et niveau de séniorité
- Reporting hebdomadaire par consultant avec volume sourcé, taux de réponse et conversion
“Avant, on envoyait 50 messages par jour à la main et on espérait des réponses. Maintenant le système pré-qualifie, contacte et relance tout seul. Nous, on fait ce qu'on sait faire : les entretiens et la relation candidat.”
Directrice associée de l'agence
Ce qu'il faut retenir
L'automatisation du sourcing a triplé le volume de candidats qualifiés sans ajouter un seul recruteur à l'équipe
Le scoring automatique a réduit le temps de tri par mission de 4 heures à 30 minutes : les consultants ne voient que les profils pertinents
Les séquences de 3 touchpoints ont fait passer le taux de réponse de 12% à 35%, principalement grâce aux relances automatiques que personne ne faisait avant